دا اړینه ده چې یو کاروبار خپل د محاسبې سیستم ته د اعتبار وړ وده ورکړي. دا سیستم باید د مالي خبر پاڼو د چمتو کولو لپاره کافي وي او د هرې سوداګرېزې معاملې لپاره داسې اسناد جوړ کړای شي چې د اړتیا په وخت کې لاس رسی ورته ولرلای شي. د محاسبې سیستم داسې یو سیستم ده په کوم چې هره سوداګریزه کړنه د یو مالي راپور په توګه لنډیز کیږي. که چېرې دا سیستم کمپیوټري وي او یا په لاس جوړ سیستم په دواړو کې د حسابونو (accounts)، کریډت (credits)، ډیبیټ (debits)، جورنال (journal) او جنرل لیجر (general ledger) افزار د محاسبې لپاره کاریږي.
حسابونه (accounts)
په سوداګرۍ کې د شتمنۍ (assets)، پورونو (liabilities)، د مالکانو هغه برخه چې له شتمنۍ پور منفي شوی وي (equity)، د ناخالصه عوایدو (revenues) او لګښتونو (expenses) د اجزاو لپاره یو جلا حساب (account) جوړیږي. له دې ټولو حسابونو (accounts) څخه جنرل لیجر (general ledger) جوړیږي او جنرل لیجر د هر حساب لپاره جلا پاڼه لري. په لاندې انځور کې ېې بېلګه وګورئ.
ډیبیټ اوکریډیټ (Debits and Credits)
کله چې یوه سوداګریزه معامله تر سره کیږي نو په حسابونو (accounts) کې بدلون رامنځته کیږي. ډیبیټ او کریډیت (Debits and Credits) داسې بې ساري ابزر دي چې په حسابونو (accounts) کې دغه تغیرات تشریح کوي.
۱- هره سوداګریزه معامله په ډیبیټ او کریډیټ شکل کې توضیح کیږي.
۲- تل ډیبیټ = کریډیټ سره دي.
ډېر خلک فکر کوي چې ډیبیټ/کریډیټ د -/+ په معنی دي خو کریډیټ او ډیبیټ د زېاتېدو او کمېدو معنی نلري. د بېلګې په توګه که چېرې د پیسو مقابل کې یو کس ته یوه چاره ترسره شي نو په دواړو حسابونو نغدې پېسې (cash account) او ناخالصه عوایدو (revenue) باندې اغیز کوي او په دواړو ېې اغېز +/+ ده چې هم په نا خالصه عوایدو کې زیاتی رامنځته کیږي او هم په نغدو پیسو کې. همداسې که د یو کس پوروړي یو او پور ېې ادا کړو نو په دواړو حسابونو نغدو پیسو (cash) او پورونو (liabilities) کې کمی رامنځته کیږي نو دلته ېې اغیز -/- ده. مګر ځنې سوداګریزې معاملې په حسابونو -/+ اغیز لري. خو په ټولو حالتونو کې ډیبیټ = کریډیټ سره ده. او که چېرې مساوي نه وي نو په محاسبه کې تېروتنه شوې.
د ډیبیټ او کریډیټ قوانین (The debit/credit rules)
شتمنۍ (asset)/ لګښت (expense)/ د ونډه اخیستونکو وېشل شوې برخې (dividends) دا درې حسابونه د ډیبیټ او کریډیټ (Debits/Credits) یو ډول قوانین تعقیبوي. که په دې حسابونو کې زیاتوالی رامنځته شي ډیبیټ (Debit) لیکل کیږي او که کموالی رامنځته شي نو کریډیټ (Credit) لیکل کیږي.
پورونه (liabilities)/ ناخالصه عواید(revenues)/ د مالکانو هغه برخه چې له شتمنۍ پور منفي شوی وي (equity)
که چېرې په دې حسابونو کې زېاتوالی رامنځته شي کریډیټ لیکل کیږي او که کموالی رامنځته شي نو ډیبیټ لیکل کیږي.
د سوداګریزو معاملو څېړنه – Analyses of transactions and events
کله چې یوه سوداګریزه معامله ترسره شي حساب کوونکي ته اړینه ده چې په وپوهیږي کوم حساب (account) باندې ېې اغیز کړی؟ په حساب (account) کې زېاتوالی رامنځته شوی که کموالی؟ له هغه وروسته باید دغه معامله په ډدیبیټ او کریډیټ کې توضیح کړي او پورته یادشوي د ډیبیټ او کریډیټ قوانین پرې پلي کړي.